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新宝2的OA档案系统架构本着“及时归档、合理分类、规范整理、安全保管、方便利用”的设计原则,将系统. . .

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汇仁档案管理新宝2测速:以电子化推进企业信息化建设

       在企业推行档案信息电子化是大势所趋,规模企业为了提高效率都不可避免。新宝2的OA档案系统架构本着“及时归档、合理分类、规范整理、安全保管、方便利用”的设计原则,将系统分为采集、管理、利用、注销四个部分,全方位提升企业档案管理效率。

       汇仁集团有限公司创建于1992年,是一家按健康产业链拓展,产学研相结合,科工贸一体化,集成式发展的中国大型医药企业集团。汇仁集团研发事业部已于2004年迁至上海张江高科技园区内,主要从事中药、化学药、生物制剂、保健品的研究开发。

       这里新宝2为汇仁集团设计了一款OA档案信息管理系统,帮助实现企业档案电子化进程。这款汇仁OA档案管理系统规划解决方案,我们有以下参考建议:

       档案采集:档案管理员可以根据企业需要,新增档案类型,按部门或是用途对档案进行分类储存,如文书档案、科技档案、系统内文件等。然后将相应内容上传至档案管理内,便于后续统一管理。

       档案管理:企业可根据档案类型对档案进行设置,如选择档案的档案分类、案卷、档案号、登记号、密级等。

       档案使用:一般档案的用途有文件检索和查阅档案两种用途,有需求的员工根据提示完成档案申请,待管理员审批后可以完成自己的目的。档案统归档案管理员执行权限,所有申请、审批、归还都会在后台进行记录,事后可审核查询。

       档案销毁:档案在设置时会登记相应保存期限,到了存储期限后系统会发起消息提醒管理员档案到期,如果档案管理员没有延长保存期限,档案到期后会自动销毁。

       新宝2OA档案信息管理系统规划方案的实施,以电子化的形式在对系统文件可进行收集、整理、同步归档的同时,极大节省了人员审核时间,改变了传统档案仅靠手工收集、整理的繁琐。并且,在安全管理方面,档案数据库对文件、电子化内容的保管,安全级别更高,实行全库归档模式运行,即使在遇到自然灾害的情况下,仍能抵御外力。从而为企业建立全面的档案管理体系,推进企业信息化建设。

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