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公文交换
Document Exchange

公文交换用于完成向主送、抄送、抄报单位发送公文,以及接收单位对外来公文的签收,并提供自动回执信息

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公文交换

 

       在社会信息化的不断推进过程中,各级政府的办公自动化需求也在不断升级。电子政务已经成为世界各国新一轮公共行政管理改革和衡量国家及城市竞争水平的重要标志之一。同时,随着改革的深入和我国加入WTO,电子政务建设已经成为当前我国信息化建设的首要任务。

       从电子政务建设发展的阶段看,电子政务内部建设一般要经历公文电子化——办公自动化——行政管理网络化——网上协同办公四个阶段。

       我国的办公自动化从80年代至今已有20多年的发展,到现在基本已达到第三阶段(即内部OA+网络化)。但由于各单位采用的技术不同,办公自动化的开发缺乏相应的标准,所以各自独立的信息系统很容易形成信息孤岛,而无法实现信息共享。电子公文交换为解决政府部门网上协同办公提供了完美的解决方案。

 

公文交换平台

       采用传统方式传递红头文件存在很多问题。目前主要采用邮递方式,传统传递红头文件,从而实现上情下达。这种方式存在很多弊端:速度慢 、易泄密、易丢失,且成本高、效率低等。在信息高度发达的的今天,采用电子公文传输系统,解决公文传输过程存在的上述问题,是必然的选择。

       公文管理系统是以工作流为基础定义的特殊流程和表单应用,主要负责实现公文电子收发和归档管理,由电子行文代替手工行文,解决公文传递慢,信息不及时、不同步,不易于查阅等问题。

       公文管理OA解决方案实现了收文管理和发文管理的自动化,功能包括:我的收文、发文拟稿、发文草稿、发文查阅、发文设置、签收公文、收文查阅、收文设置等,并且公文的正文支持修改留痕、手写签名、套红头、签章等各种应用。可灵活设定公文流程,自动进行流程跟踪、催办、查办,并可归类存档和检索等。

我的收文

未读收文菜单:未读的我的收文。

已读收文菜单:已读的我的收文。

我的收文管理页面

 

 

发文拟稿

发文拟稿按照发文流程的分类进行展示,可以按照发文流程名称进行查询

发文拟稿页面

 

根据需要点击相应的发文流程进入新建发文页面,填写好发文内容并且起草正文后可以直接发送给流程节点处理或者保存草稿该发文将被保存在发文草稿列表中。

 

发文查阅
1)、按照发文的标题、办理状态、主题词、发文字号、拟文单位、发文日期查询。
2)、发文查阅管理页面用户可以删除、修改。

3)、设置办理人、归档。
4)、导出发文。

发文查阅管理页面

 

签收公文


签收公文



签收收文

 

收文查阅

1)、在收文查阅管理页面能按照标题、办理状态、文号、来文单位、流水号、来文日期、办理时限查询
2)、删除、修改收文
3)、导出收文

4)、设置办理人、归档
5)、点击收文标题查看收文详细办理情况。

收文查阅管理页面

查看收文的办理情况

 

 

 

督办转办

1)、在督办转办管理页面能按照标题、办理时限、报送时间查询
2)、此处不可以查看流程的流程图及流程记录等

3)、点击转办按钮,把此流程转交给其他人办理

4)、点击催办按钮,发送催办消息给当前审批人,消息记录会在当前审批人的督办提醒中显示。

 

                             督办转办管理页面

 

新宝2公文交换管理系统特点

1、符合与之对应的标准公文格式、审批流程,系统应用过程自动调用发文单、正文模板、套红模板,文件流转过程中可联动督查督办、任务管理、工作联系单、会议管理、电子档案等系统间协同应用。

2、一体化发文管理,满足灵活的流转要求,办公室可自由调整审批(批阅)用户、发文环节的跟踪用户,并支持按日期、文号、标题、签发人等组合查询、文件统计,具备预留文号、断号及线下占用文号的相关功能。

3、支持不同类型的公文电子流转,具备完成审批、填写意见、修改文件、审核留痕、文件归档等功能,可以进行公文签收跟踪、催收、统计等操作。支持标准流程和非标流程两种方式进行流转。

4、智能收文提醒,多种外部收文方式(邮件、扫描、发文转收文,公文交换接收等)一键自动生成收文单。

5、办理便捷,移动化签批,批办,直接发起交办单、督办单、会办单等,公文回复交换中心自动上报,签收页面、转交办页面、办理页面方便不同层级工作人员文件办理。

6、兼容多种手写签批和国内主流电子签章插件,兼容各类主流移动端、PAD端。

公文交换应用架构图

 

 

 

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